畫個圖講得更清楚

先看這邊　視覺會議的效果

第一部　發揮你的想像力！
如果開會可以好玩又有效率，那該多好！
　1章　視覺占了你IQ的80分
　2章　人人都懂圖像語言
　3章　4個簡單的起步方法

第二部　建立關係，吸引團隊投入
為什麼視覺傾聽這麼吸引人又容易！
　4章　吸引大家投入
　5章　做簡報不用PowerPoint
　6章　用圖表來諮商與說服
　7章　動手玩資訊
　8章　善用圖像與互動

第三部　有助於視覺思考的圖像
畫出構想，找出聚焦點
　9章　團體圖像
　10章　解決問題
　11章　分鏡表和構想圖法
　12章　把規劃會議視覺化
　13章　多重會議與長廊展覽
　14章　數位影像擷取
　15章　遠距會議的視覺化

第四部　有助於落實計畫的圖像
為團隊、專案和締造成果設計的視覺化方法
　16章　增進團隊績效
　17章　決策會議
　18章　專案管理會議
　19章　引導創新和變革
　20章　訓練和研討會

第五部　合起來看
高手級專用的工具
　21章　圖像能力的培養
　22章　可預見的未來

推薦序

一本對台灣而言真正的「新書」　李怡志

　　這本書對台灣而言真的是一本「新書」！

　　《畫個圖講得更清楚》中的兩個領域──視覺圖像溝通以及會議引導（Facilitation），對台灣人而言都還是很新的領域。而這本書完美的結合了這兩個領域，讓台灣讀者可以快速踏進美國最流行的圖像引導（Graphic Facilitation）的殿堂，我自己長期從事商業簡報與圖像思考教學，讀起來特別有趣。

　　在踏入「視覺會議引導」這個領域之前，要先了解在商業界中有一種特殊的工作者叫做會議引導者（Facilitator），他的工作是引導會議（Facilitation），這個工作跟傳統定義的「會議主席」不太一樣。華人傳統的會議重視「和諧」，甚至會議通常只是一個形式，最好不要有太多意見，旁生糾紛，所以才會有「會而不議、議而不決、決而不行」這種生存技巧，甚至許多會議連紀錄都沒有。

　　即便是開參與式、動腦式的會議，台灣人都要講究「和諧」，重視老幼尊卑，通常會議的主席或者引導者就是真正有權作決定的那個人（簡稱「老闆」），不管他是站在台前或者站在會議桌旁，都有權立刻否決任何他不喜歡的意見，或者給予指導性的意見，隨時可以把發言方向「引導」回自己預設的方向。

　　我在美國開會時，曾經「使用」過會議引導服務，有些會議引導者別說不是部門同事了，很多甚至根本不是公司員工。他們可以快速地協助進行討論、記錄討論內容，會議結束之後，再將會議或者發想的結果整理給我們。所以閱讀本書之前要先了解，會議引導及會議引導者都與傳統的會議主席不同，所以也需要大量的學習與引導工具，而本書介紹的圖像引導就是一種專業的引導工具，當然，看完之後對於「會議引導」也會有更深一層的了解，對於類似會議的品質及產出也有很大的幫助。

　　「圖像引導」的另一個關鍵是視覺圖像溝通，如何利用各種圖形、圖表、照片、圖解、模型等等，來進行溝通。我從20年前讀建築系開始接觸「資訊視覺化」，天天畫圖、製作模型，後來在媒體工作，又到學校與企業教視覺化簡報與新聞圖表，都一直在研究如何將個人大腦內的隱性知識，透過各種視覺化的工具，轉變成可以以視覺（平面或者立體）感知得到的外顯知識，但20年來最大的感想，就是我們的教育對於理性的左腦訓練太扎實，而對於主宰圖像的右腦又太輕忽。

　　台灣已經有許多圖像思考、將資訊視覺化的書，但這本書大不同，因為作者斯貝特（David Sibbet）真正的專業是引導者，所以在書中提供了大量了可以將團體隱性知識轉變成集體外顯知識的方法，不但可以當成入門書，也是所有主持會議、引導會議、帶領團隊討論者必備的參考書，在會議的什麼階段可以使用什麼視覺工具，都可以獲得適合的建議，並增進自己的專業。

　　將視覺圖像溝通與開放會議引導這兩樣專業結合在一起，分為兩個層次。第一個是提供視覺化的會議記錄，也就是「圖像記錄」（Graphic Recording），讓簡單的圖解、圖像，讓會議參與者能隨時回憶起會議的內容，達到一目了然之效。更高的層次就是圖像引導，在引導會議的過程中，利用視覺化的工具來協助發想、收斂等階段，台灣商業界也開始慢慢使用類似的工具，例如Mindmap、便利貼、圓點貼紙等。

　　當然，「視覺」與「會議引導」這兩個領域都是需要高度內化後才能展現的技藝，不太可能單單「看書就學得會」，一定需要大量的練習。視覺溝通其實也是一種「語言」，也有「字彙」與「文法」，這些都不太可能自己憑空想像得來，大部分需要學習。視覺的字彙量愈大、文法愈熟習，就愈可能快速利用圖像的方式來溝通，不管工具是白板筆或者簡報軟體。

　　還好，在這本書中作者由淺入深地提供了許多可行、有效的工具，有字彙層次的圖像，也有文法層次的平面規劃、布局。此外，作者也提供了許多自我練習的建議，從小尺度的筆記本圖像思考一直到大規模的視覺會議引導都有，很適合自學者參考。

　　這本書唯一美中不足之處，就在於「視覺會議引導」這項技藝是個動態的活動，並非紙張可以完全呈現。還好，這是一個網路科技發達的年代，只要上網查「Graphic Recording」或者「Graphic Facilitation」，就可以看到動態的過程，多多觀摩，必能獲益良多。

　　（本文作者為Yahoo!奇摩內容企劃總監）

前言

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　　先看這邊

　　視覺會議的力量

　　你希望把會開得更好嗎？你希望開會不僅能有成效，還能令人樂在其中嗎？你的組織是否不斷要求大家要更加創新？這幾個問題是挑戰，所有需要主持會議的人在工作上都會面對。這幾個問題也是需求，使得愈來愈多人實際採用視覺會議的技巧，也讓我想要和各位分享自己過去38年來，在全球各地主持大小會議，所累積的經驗與技巧。

　　不過，我決定寫這本書的原因不只是如此。我相當憂心，人好像變得愈來愈極端、愈來愈疏離，而民眾的公民論述能力低落，衝突和獨裁反而受到歡迎。同時，我也很關切辦公及上課環境所存在的種種壓力。要因應經濟和環境中的複雜挑戰和劇烈變化，也似乎已經漸漸超出我們的能力範圍。現在的組織經營講求精簡，所以差旅預算少的可憐，再加上可以深入交談和互動的時間愈來愈少，這些在在危害著我們的溝通品質。我認為，我所說的「視覺會議」是直接而有效的解決辦法。請繼續讀下去，你就會知道為什麼。

　　什麼是視覺語言？視覺會議又是什麼？

　　在進一步說明之前，必須先了解什麼是視覺會議，這點很重要。過去35年來，我一直積極推廣一種有創意的溝通方式，這種溝通方式起源於加州矽谷和舊金山灣區，現在已遍及全球各地。建築師和設計師的工作方式，啟發了我們這些視覺化工作者（Visual Practitioner），而隨著社群媒體盛行，自然系統（Natural System）的運作模式也為我們帶來更多的啟示。我們在各種組織之中推動這類溝通方式的發展，持續努力開創新的協作方式。我們相信，通力合作的成果會優於單打獨鬥。有了更進步的方法和工具（當然還要有目標和動力），自然就能夠應付日益艱鉅的困難及變化。我會在接下來的各個章節之中，為各位詳細介紹。各位會發現，這些方法和工具大部分都很簡單，而且非常有效。

xii

　　有沒有辦法讓團體變得更聰明？

　　艾倫．布理斯金（Alan Briskin）是費茲學會「集體智慧研究計畫」（Fetzer Institute's Collective Wisdom Initiative）的要角之一，並出版了一本有關集體智慧領域的著作。他認為，當人發現自己無法處理所面臨的複雜狀況時，就會通力合作，並且樂於接受彼此的差異。人在工作或會議中如果感到不清楚、不明白，就會落入有聽沒有懂的狀態，結果不是形成過於簡化的結論，就是變得很不耐煩。

　　我寫這本書主要是想告訴大家，視覺語言和視覺傾聽能有效解決上述的問題。各位可以在後面幾個章節看到，視覺化可以有效解決團體成員因為思考模式不同所造成的混淆。這一點很重要，因為這些思考模式影響著我們工作、合作、決策、規畫以及學習的方式。會議中大多數的時間，都是用來解決這些差異。

　　各位繼續往後讀就會發現，我們大多是以各種畫面、故事還有隱喻（metaphor），來表達對各種事物及狀況的認知，而這些畫面、故事和隱喻，會因為每個人的生活體驗而變得生動。想要提升思考模式，就得先意識到自己是用哪些方法，向自己和他人表達我們的想法。視覺會議在這方面可以發揮相當多助益，除了能讓人意識到自己使用了哪些隱喻，還有各種創意的方法，能激發一群人共同想出新的隱喻。

　　把會開好的強效工具

　　很多人都覺得，開會是必要之「痛」，事實上通常也確實令人十分痛苦，但是要把會開得有效率，其實不是件難事──而且不只可以有效率，還能獲得出乎意料的理想結果。其實有很多效果極佳的工具可以運用，而本書的主要目的，就是要跟各位分享視覺化的相關工具。

　　與生俱來的視覺溝通能力──在這幾項工具當中，最有效的就是你天生的畫圖能力。信不信由你，這種能力就深植於你的體內。我所謂的畫圖，就是指我們講話時比手劃腳的那個樣子，也就是各種表達我們意思的簡單動作。你能想像說話的過程中一點手勢都沒有嗎？比手劃腳是很自然的，我們連講電話都會不自覺比劃出各種手勢！其實，我們在還年幼、話都還講不清楚時，就已經會比手劃腳，在空中畫出各種圖畫了。透過這本書的解說，各位就會知道，要將這種天生的溝通能力轉換到紙張，甚至是平板電腦上，是多麼容易的一件事。你只要學會一些使用馬克筆的技巧，還有一點運用線條的訣竅，就很夠用了。此外，現在的數位媒體充滿了各式各樣的視覺資訊，要回歸這種確實有效的溝通方式，應該是沒有什麼困難才對。

　　便利貼等互動媒介──把會開好的第二類有效工具，就是互動媒介，在本書我們以「便利貼」來作為主要象徵。這類產品首先由3M公司開發出來，現在有眾多廠商改良出各種顏色、形狀和尺寸。概念和便利貼相近的，還有圖卡、心智圖軟體等可以隨意移動的小道具。電影等影像設計者在設計草稿的時候，就是像這樣將一小段一小段的資訊，不斷反覆組合，整合出不同劇情發展的分鏡圖。其實，我們也可以用這種方法來主持各種大大小小的會議，討論各種不同的議題，而不只是用在設計上。人類喜歡互動，讓大家可以直接「碰觸」到資訊，可以直接提升與會者的參與度。

　　構想圖學習法──我把第三類工具稱為「構想圖學習法」，主要是運用隱含在圖表或工作表中的視覺隱喻，促使團體成員透過視覺來思考。發明者都很喜歡在記事本裡畫上滿滿的示意圖或草圖，而工程師和設計師也總離不開白板和繪圖板。不過，就算你不是工程師或設計師，也可以運用「構想圖學習法」的強大效果。這種方法的應用方式是很多樣的，無論是簡單在白紙上畫圖，還是完整的圖表或繪圖軟體，都能有效幫助團體透過視覺去理解各種想法和規畫。

xiv

　　視覺會議的力量

　　我之所以對視覺會議這麼有信心，是因為打從我第一次拿起奇異筆，用視覺化的方式引導團體開會起，就感受到以下3個現象：

　　1. 認真參與：當你將與會者所說的話，透過互動的方式以圖像記錄下來，與會者會感受到自己的意見受到傾聽和重視，對會議的投入程度也就會大大升高。

　　2. 整體思考：如果能讓團體從整體的角度思考，去比較不同資訊、找出聚焦點，並把資訊彙整成構想圖，大家的頭腦會變得聰明許多。

　　3. 團體記憶：創造令人印象深刻的媒介，能大幅提升團體記憶以及會議後的執行程度，這兩者都是團體效能的關鍵因素。

　　設計領域從很久之前就在運用視覺化，上述幾點是其中的幾項原因，你或許會納悶，為何工商界到現在才開始推廣這種方法。我想原因有好幾個，最主要還是在工具。

　　過去幾十年來，我們花了好多心力去學習使用新的電腦工具，要用這些工具製作視覺素材，一直都是非常不容易的，但現在情況改觀了！在個人電腦已經可以輕易做出各種圖像的現在，各種突破隨之而來。諸如繪圖程式、輸出軟體、可以製作圖表的試算表軟體、簡報軟體等，已經是所有工作者隨手可得的設計工具，不再是設計師的獨門利器。

　　而雷射印表機讓這些工具得以有高品質的輸出成果，而且很多還有彩色列印的功能；數位相機讓我們能夠用電子格式，即時捕捉和分享手繪表格等視覺資訊；神奇的軟性面板還有觸控式螢幕牆，讓人得以親手和圖像互動。我個人認為，iPad帶頭引爆了視覺化工具的革命。

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　　回應追求新溝通方式的需求

　　各界對視覺會議的興趣之所以持續增加，還有一個原因，就是大家渴求更有趣、更有效率的會議。我根據過去幾十年輔導客戶的經驗，歸納出大家追求改變的原因，請參考附表所列出的項目，勾選出你現在面臨的狀況。

　　在寫這本書的時候，我假設大部分讀者都面臨到這些壓力，而且也都不是專業的引導者，但還是得要把會開得有效率一點。你可能是團隊領導人或基層主管，想要開好員工會議和專案會議；你可能是人力資源或教育訓練人員，負責員工的教育訓練工作。我想像，你可能是位銷售人員，必須推銷各種解決方案以及維持長期的顧客關係，而且在銷售過程中還要參與大大小小的會議。我也想到，你可能是位部門主管，負責規畫預算、整合各項工作，還要控管品質。此外我還想到，各位有可能服務於政府單位或非營利組織，負責處理各種和社會、社區有關的問題。我也認為，這本書裡的方法，老師一定能夠派上用場。

　　只要想想開會花了我們多少時間和精力，你就會開始體認到，把會開得更有效率是多麼有價值的事情。如果你能開發所有與會者的創新能力和創造力，我保證你絕對會被視為組織裡真正的贏家。

　　視覺語言的力量

　　本書一部分主要內容，是介紹如何學習有效的工具，並將其運用在視覺會議上。另外一部分主要在討論視覺語言，以及當你開始用視覺語言思考和工作，對你的頭腦會有什麼影響。過去38年來，我和為數愈來愈多的視覺化工作者，一直在探索視覺語言的「濕體」層面（wetware），意思就是說，在開會的人的大腦裡，以及在我們視覺工作者的生活中，視覺語言是如何和我們的認知與思考共同運作。在探索過程中，我們大多是使用大開幅的紙張和奇異筆，並一直期待科技和學術領域可以跟上我們的腳步。終於，他們跟上來了！研究學習和認知智能的學者現在了解到，人腦處理資訊的方式差異性很大，但視覺思考是其中一大部分。我們的大腦似乎演化成主要在處理視覺資訊，一些專家甚至認為，有高達80%的腦細胞都在處理視覺。

　　我的一位好友鮑伯．洪恩（Bob Horn），也在密切關注這個現象。他在1990年代寫了《視覺語言》（Visual Language）這本書，書中形容視覺語言是「文字與圖像的緊密結合」，就他的觀察，視覺語言的觀念是近期才發展出來的。因為過去都文字歸文字、圖像歸圖像，但現在的資訊圖像、地圖，以及視覺化工作者所製作的大幅圖像，跟過去是完全不同的。圖文整合愈來愈常見，在網路上的各種互動媒體、線上遊戲，以及現在的各種廣告和招牌中，都可以見到。視覺語言可以整合我們對文字和圖像的理解，並且發揮綜效，將思考提升到全新的境界。

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　　視覺化可以解決難題

　　根據我本身的經驗，運用圖像隱喻確實能有效處理我們在認知和思考上的幾個重要問題，包括：

　　● 用視覺化的方式立即記錄會議中的討論，不僅可以讓說話者知道自己的話被聽進去了，還能藉此看出聽者的理解到什麼程度，這是口頭溝通做不到的。

　　● 視覺化是高度整合性的，它結合了視覺（右腦）和語言（左腦）的互動方式，也結合了肢體動作。

　　● 圖像能在同一畫面上呈現對立的訊息，讓人可以思考折衷辦法，不會只想要二選一，而口語通常只會強化這種想法。

　　● 把想法轉換成圖像，可以使大家直接討論彼此對事情的理解。

　　● 視覺圖像可以激發人的圖像感知能力，讓大家更容易想見希望和夢想、目標，還有願景。

　　● 把資訊整理在記事紙或大幅掛圖上，所呈現出來的不只是單獨的文字與符號，還能顯示出它們之間的關連性和架構。

　　● 將口語內容換成視覺化的方式來表達，會促使大家更清楚意識到兩者的特徵。

　　我們現在日常會使用到的視覺媒介愈來愈多，而且舉凡電視、書籍、雜誌、電影等無不透過視覺的方式來呈現，還要特別解釋視覺會議比較有效率，著實是一件滿令人訝異的事。儘管我們使用了那麼多視覺媒介，但是要懂得將其用來與人互動，就像我們使用口語語言那樣，還有一大段路要走。我希望這本書能讓各位了解到，這項新發展之中蘊含了多少的可能。

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　　本書架構

　　本書介紹的是視覺會議的核心概念和實務作法，全書架構主要是按照以下程序：想像、投入、思考、行動，這個程序反映出人是如何從想法落實成行動。本書各部，就是按照這個程序的順序，最後一部分則是總結全文，說明如何綜合運用。

　　第一部──發揮你的想像力！

　　想汲取這本書的最大價值，請你先發揮想像力，想想看如果你實際去主持一場視覺會議，可能會達成什麼成果。我認為從一個人的態度，也就是一個人的企圖心，就可以看出這個人學習和理解的方式。學習始於目的感，＜第一部──發揮你的想像力：視覺化革命的強效工具＞，可以幫助你想像出自己接下來可以怎麼做。首先你會看到蘋果公司等企業，實際在會議中運用視覺化方法的故事。這一部還講述了我自己和我所開設的葛洛夫國際顧問公司（The Grove Consultants International）的輔導經驗，我們教大家如何善用天生的繪畫能力，畫一些簡單的圖來促進視覺聆聽。

　　如果你也同意我的看法，認為每個人生來就通曉圖像語言，那這本書後面的內容，就會像一個充滿驚喜的禮物，等著你去開啟。有趣的是，不少人會把我所說的圖像，和素描等美術繪畫搞混了，所以一開始就認定自己根本不會畫圖，放棄了圖像溝通的方式。視覺會議所用的圖像，和我們一般常見的美術繪畫大不相同，所使用的都是簡單的圖像，只要掌握一些技巧，人人都會畫。相信我，我們已經成功訓練了成千上萬人，我會先從個人做筆記還有和小團體互動開始，一步步教你各種訣竅。

　　第二部──用視覺吸引團隊投入

　　當你能想像到自己也可以舉行視覺會議之後，下一步就是讓自己和團隊多多接觸相關領域。要吸引投入，就要提高參與度。基本上，我不大相信人是開放的動物，能夠完全接受別人設計好的溝通方式。每個人都有自己的想法和喜好，而且不太願意改變，所以想要吸引別人投入，首先就得認真傾聽並和他們建立關係，而互動式的視覺溝通非常有助於做到這點。＜第二部──建立關係，吸引團隊投入：為什麼視覺傾聽這麼容易吸引人！＞主要在講的就是這些，我會在這部分深入探討，如何以互動的方式記錄會議中的討論，還會介紹便利貼等可以立即應用的媒介。我也會跟各位分享，在銷售上運用這種溝通方式來建立關係，效果有多麼好。

　　第三部──有助於視覺思考的圖像

　　吸引大家全心投入之後，你和團隊就要共同努力去了解狀況，並且從你們蒐集到的資訊中，找出聚焦點。＜第三部──有助於視覺思考的圖像：畫出構想，找出聚焦點＞說明了，運用視覺化元素可以帶給我們突破性的見解和理解。我會讓大家了解，要思考多個彼此環環相扣的部分，就得先以某種方式加以視覺化，才能全盤理解。有些人將此稱為「系統思考」，而彼得．聖吉（Peter Senge）認為這是學習型組織必須修煉的第5項技能，並以此為名出版了《第五項修煉》一書來探討學習型組織。如果團隊能夠看見整體狀況，對規劃、心智圖思考、設計和訓練都有助益。我會讓各位看見，即使沒有專業引導者的協助，還是可以達成同樣的效果。的確是要運用一些工具沒錯，但這些工具都很方便取得。你也會發現，讓團隊共同去理解一件事，可以讓這個步驟發揮最大的效果。繪圖和圖解本身就是一種思考行為，繪製出的圖像好不好看，並沒有繪製的過程來得重要。這些實務方法也印證了一項新的研究成果，那就是人比較容易接受和實行自己團體內部提出的想法，而比較不願意外部的意見，即使是專家的意見也一樣。

　　第四部──有助於落實計畫的圖像

　　開會要見到成效，把想法付諸實行是至關重要的，而＜第四部──有助於落實計畫的圖像：專為團隊、專案和締造成果設計的視覺化方法＞會告訴你如何透過視覺會議來帶動團隊、形成決策、追蹤和掌控專案進程，以及帶領變革。有不少簡單易學的工具，能讓各位的日常工作獲得大幅改善。我們發現，繪製路徑圖、「葛洛夫故事圖」（Grove StorymapsR）、標準圖等各種視覺圖像，用來說明「誰」負責「什麼」工作，還有「何時」要達成，能讓團隊將之後該進行的事項，預先演練一遍。要將想法付諸行動，讓大家一起看見行動方案，是至關重要的一個步驟。

　　第五部──合起來看

　　本書的最後一部分是＜合起來看：高手級專用的工具＞，裡面列舉了幾種專業視覺化工作者最常用的方法。此外我也會跟各位分享，我認為在目前數位媒體和網際網路的發展之下，視覺化領域將會朝什麼方向走。

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　　我的希望與夢想

　　主持視覺會議多年，讓我從中獲得許多樂趣和成就感，我衷心希望，也夢想著大家能跟我一樣，重拾這種自然、人人都能理解的溝通方式。這麼多年來，手繪圖像的魅力總令我感到驚奇，就算是非常簡單的圖案也一樣，而這樣的魅力似乎可以超越年齡和文化的藩籬。

　　有些文化其實早已將視覺思考深植於其語言的核心，比方說中國、日本、韓國等亞洲國家的文字，原本都是小的圖案，而畫這些圖案是為了讓口說不同方言的人可以和彼此溝通。某種程度來說，葛洛夫公司等視覺化工作者，可以說是為了組織的運作，重新創造了類似漢字的新文字系統。不過，本書所討論的圖像語言，是特意結合文字與圖像，並不像漢字是自然發展出來的。在現在，文和圖可以並存於同一個視覺架構中，無論這個架構是圖像、便利貼牆還是構想圖。你我目前都還在學著了解的多媒體溝通，會大大支持並強化這樣的發展。

　　我十分希望各位在看完這本書之後，能夠跳脫令人眩目的新科技，正視這種只要用簡單工具，就可以有效運用的視覺溝通方式。創意和效率其實不是相互抵觸的，運用視覺化這種充滿樂趣的新工作方式，這兩者可以相輔相成，而這對很多人來，是全新的觀點。此外，看到很多人學會傾聽彼此的想法，一起努力去尋找有意義的隱喻，並且成功製作出高度整合性、複雜性的圖像，並透過這個過程克服了彼此的差異，著實令人充滿了希望。

　　如果你曾為了必須放棄童年時期充滿創意的表達方式，而感到惋惜懊悔，看完這本書，你會很高興地發現，你不但可以把它重新拾起，還可以用它來幫助自己學會最有效的開會方法。